Dokumentų ir procesų valdymo sistema „Avilys“

Mažiau popieriaus – daugiau tvarkos!

 

Įsivaizduokite programinę įrangą, kuri leidžia centralizuotai kaupti visus organizacijoje sukuriamus bei gaunamus dokumentus, įvairaus formato turinį, įgalina nepasimesti tarp skirtingų jų versijų ir redakcijų, elektroniniu būdu juos derinti, vizuoti ir pasirašyti, patvirtinti pasirašymą elektroniniu parašu, automatiškai nukreipti ir nusiųsti reikiamus elektroninius dokumentus jų adresatams.

 

 

Įsivaizduokite, kad ši programinė įranga kiekvienam darbuotojui padeda per daug trumpesnį laiką atlikti praktiškai visus su dokumentais susijusius veiksmus (parengti, redaguoti, išsaugoti, archyvuoti) ir leidžia sutaupyti dokumentų spausdinimui, kopijavimui bei tvarkymui skirtas išlaidas.

 

Įsivaizduokite, kad darbuotojui nereikia žinoti, kas iš dokumentus derinančių asmenų atostogauja ir nusiųstus derinti dokumentus gali suderinti sistemoje įvestas pavaduojantis asmuo, o iš atostogų grįžęs kolega gali susipažinti su pavaduojančio asmens nuveiktais darbais.

 

Įsivaizduokite, kad dokumentus galima greitai surasti ir susipažinti su juose esančia informacija bet kuriuo metu, kai tai yra reikalinga, o dokumentais ir juose esančia informacija gali naudotis tik tie asmenys, kuriems jie skirti.

 

Įsivaizduokite, kad šia programine įranga paprasta naudotis, o ji suteikia galimybę atlikti įvairiapusę analizę.

 

Visa tai atlikti leidžia ir padeda Sintagmos sukurta dokumentų ir procesų valdymo sistema Avilys.

 

 

 

 „Avilys" bukletas (PDF)

  


„Avilys" - tai:

 

·         Centralizuotas dokumentų saugojimas ir archyvavimas  

·         Paprastas dokumentų valdymas
·         Patogus užduočių valdymas

·         Efektyvus sutarčių valdymas 

·         Patogus posėdžių organizavimas

·         Paprastas teisės aktų valdymas 

·         Lanksčios integravimo galimybės

  

 


DVS „Avilys“ privalumai:

 

El. dokumentų ir el. parašo funkcionalumas leidžia patogiai priimti, registruoti ir perskaityti el. dokumentus, dokumentų derinimą, vizavimą ir pasirašymą tvirtinti kvalifikuotu elektroniniu parašu pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus reikalavimus, el. dokumento formato ADOC specifikaciją.

 

Sistemoje įvedamas pavadavimas suteikia galimybę pavaduojančiam asmeniui atlikti sistemoje visus veiksmus už pavaduojamąjį asmenį, o darbai yra automatiškai nukreipiami pavaduojančiam asmeniui.

 

Centralizuotas saugojimas ir archyvavimas suteikia galimybę saugoti dokumentus centralizuotai, ieškoti reikiamos informacijos, parengti įvairias ataskaitas, taip pat archyvuoti senus duomenis, o nebeaktualius duomenis šalinti iš archyvo.

 

Automatizuoti derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo procesai palengvina ir pagreitina dokumentų derinimą.

 

Veiksmų istorija ir versijų atsekamumas leidžia bet kuriuo metu sužinoti, kur dokumentas yra bei kokie veiksmai buvo atlikti, taip pat peržiūrėti visas dokumentų versijas.

 

Efektyvi išplėstinė dokumentų paieška sudaro galimybę ieškoti reikiamos informacijos tarp visų saugomų dokumentų pagal žodžius arba jų dalis, esančias tiek dokumentų rekvizituose (metaduomenyse), tiek pačiuose tekstuose. Galima ieškoti reikiamos informacijos tiek tarp aktualių versijų, tiek tarp archyvinių dokumentų.

 

Optinio simbolių atpažinimo (OCR) galimybė leidžia skenuotuose dokumentuose atlikti pilnatekstę paiešką ir kopijuoti ištraukas iš dokumento kitiems dokumentams rengti.

 

Sistemos lankstumas leidžia ją pritaikyti kiekvienos organizacijos poreikiams priklausomai nuo organizacijos struktūros, funkcijų pasidalijimo, kuriamų ir gaunamų dokumentų pobūdžio ir apimties, taip pat integruoti su kitomis organizacijoje naudojamomis sistemomis (pvz. interneto svetainėmis ir portalais, finansų ar personalo valdymo sistema, balsavimo ir diskusijų valdymo sistema, kitomis individualiomis organizacijos sistemomis).

 

„Avilys“ veikia daugumoje operacinių sistemų („Microsoft Windows”, „Linux”, „Unix“, „Solaris“ ir kt., kuriose galima paleisti „Apache Tomcat“ arba J2EE konteinerį) ir yra suderintas su populiariausiomis interneto naršyklėmis („MS Internet Explorer", „Mozilla Firefox", „Opera", „Google Chrome").

 

Saugi sistema, kurioje teisės į konkrečius dokumentus ar jų grupes gali būti suteiktos/apribotos/uždraustos konkretiems vartotojams ar jų grupėms, o visi darbuotojo veiksmai sistemoje yra atsekami.

 

Patogios sistemos administravimo priemonės leidžia nesudėtingai pačiai organizacijai tvarkyti organizacijos struktūros pasikeitimus bei perduoti atskirus dokumentus ar užduotis naujiems darbuotojams, taip pat susidėlioti sau patogų pagrindinio lango išdėstymą.

 


Pagrindiniai moduliai:

 

Dokumentų registravimas

·         Gautųjų, siunčiamųjų bei vidaus dokumentų registravimas.

·         Susipažinimas.

·         Rezoliucijos.

·         Paieška.

  

Užduotys

·         Inicijavimas.

·         Vykdymas.

·         Kontrolė.

·         Pavadavimas.

 

 Dokumentų projektai

·         Rengimas (ruošiniai).

·         Derinimas, vizavimas, tvirtinimas.

·         Pasirašymas.

·         Paieška.

 

Sutartys

·         Rengimas (ruošiniai).

·         Derinimas ir vizavimas.

·         Pasirašymas.

·         Sutarties vykdymas.

·         Paieška.

 

Posėdžiai

·         Klausimų pateikimas.

·         Posėdžio organizavimas.

·         Darbotvarkės sudarymas.

·         Posėdžio protokolavimas.

·         Protokolo generavimas.

·         Priimtų sprendimų vykdymo kontrolė.

 

Teisės aktai

·         Paieška ir peržiūra.

·         Rengimas (ruošiniai).

·         Derinimas ir vizavimas.

·         Pasirašymas.

 

El. dokumentai (ADOC) ir el. parašas

·         Priėmimas, tikrinimas ir registravimas.

·         Rengimas.

·         Derinimas, vizavimas ir tvirtinimas el. parašu.

·         Pasirašymas el. parašu.

 

Archyvas

·         Klasifikuotas saugojimas.

·         Archyvavimas.

·         Paieška.

·         Ataskaitos.

·         Šalinimas iš archyvo. 

 

 

Kontaktai: tel. (5) 210 2410, faks. (5) 210 2401, info@sintagma.lt